twitter

Menerima dan Menggandakan Surat


MENERIMA DAN MENGGANDAKAN SURAT

Bagi instansi atau perusahaan, surat memegang peran penting, sebab hampir sebagian besar komunikasi dengan pihak luar ataupun relasi dilakukan dengan surat menyurat.
Surat menyurat adalah pekerjaan kantor. Istilah pekerjaan kantor pada dasarnya sama dengan tata usaha yang dalam bahasa inggrisnya disebut sebagai office work atau clerical work, yaitu seluruh rangkaian aktifitas seperti menghimpun, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha dilakukan melalui surat.
Menurut GR. Terry
Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat – warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatau landasan fakta sebagai tindakan kontrol dari pimpinan.
Menurut William Henry Leffinguell dan Edwin Robinson
Bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang pertama-tama berkenaan dengan warkat dari badan usaha pembuatan warkat – warkat guna dipakai untuk keterangan dikemudian hari.
            Dari kedua rumusan tersebut, ternyata pekerjaan kantor berhubungan
Baca selengkapnya »
Selasa, 29 Mei 2012 | 0 komentar | Label:

Tata Cara Menangani Telepon


TATA CARA MENANGANI TELEPON

A.    Pengertian Telepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam model.

B. Etika Menangani Telepon
Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara
Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinin


Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega

A.    Mengatur Perjalanan Dinas Atau Bisnis Pimpinan
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan atau pejabat sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya.
Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1.                 1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2.                2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3.               3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4.               4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Menyediakan Bantuan Kepada Pelanggan


MENYEDIAKAN BANTUAN KEPADA PELANGGAN

A.    KONSEP-KONSEP PELAYANAN PRIMA
Pelayanan prima pada hakikatnva adalah pelayanan yang ditujukan kepada pembeli potensial (calon pembeli) dan kepada pelanggan tetap.
Pola pelayanan prima adalah konsep A3, yaitu:
1.     Pelayanan prima berdasarkan konsep sikap (attitude).
2.     Pelayanan prima berdasarkan konsep per­hatian (attention).
3.     Pelayanan prima berdasarkan konsep tin­dakan (action).

B.    KONSEP-KONSEP HARAPAN PELANGGAN (BASIC HUMAN NEEDS PRINCIPLES)
1. Pelanggan ada 2 (dua) macam, yaitu:
a.    Pelanggan internal
b     Pelanggan eksternal
Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Mempersiapkan Rapat


Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula

A.    Pengertian Rapat
Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepeningan bersama.
Rapat sangat memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutamamempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan.
Tugas sekretaris dalam rapat antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut :
Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Menangani Surat Menyurat (Mail Handling)

Menangani Surat Menyurat (Mail Handling)
Isi surat atau informasi dapat berbentuk pertanyaan permintaan, laporan, saran, atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain. Kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak lain disebut korespodensi. Agar komunikasi melalui surat lebih efektif dan dapat mempelancar proses komunikasi, maka kedua belah pihak harus mempertahankan tata cara penulisan atau pembuatan surat.
a. Isi surat harus jelas maksudnya.
b. Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas.
c. Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah dipahami.
d. Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan.
e. Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima.
Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Memelihara Standar Presentasi Pribadi


MEMELIHARA STANDAR PRESENTASI PRIBADI

A.    GROOMING
Grooming adalah penampilan serasi yang ditun­jukkan oleh seseorang. Penampilan serasi yang ditunjukkan oleh sese­orang dapat meliputi busana, tata rias, kesera­sian memakai aksesoris, dan sikap/posisi tubuh (wiraga) yang serasi.

B.    KUANTITAS KEPRIBADIAN
Kepribadian adalah suatu pencerminan sikap, karakter, watak diri pribadi seseorang yang dapat dilihat dari tingkah lakunya dalam ber­hubungan dengan orang lain.
1.      Ada 2 tipe kepribadian, yaitu:
a.     Kepribadian yang tertutup (Introvert)
b.    Kepribadian yang terbuka (Ekstrovert)
Ada 7 usaha yang dapat dilakukan oleh seorang karyawan untuk memiliki kepribadian yang ba­ik, yaitu:
1.     Memerhatikan norma kesopanan.
2.     Mempunyai disiplin kerja.
3.     Memerhatikan penampilan pribadi.
4.     Membiasakan diri melakukan kebiasaan baik.
5.     Selalu mengingat dengan baik nama orang.
6.     Selalu memberikan informasi secara benar.
7.     Dapat memisahkan antara kepentingan pribadi dan kepentingan dinas

C.    ETIKA PROFESI
Etika profesi mempunyai arti pemikiran siste­matis tentang norma-norma perilaku yang men­jadi landasan kepribadian orang yang memang­ku suatu jabatan.

D.    JAMUAN BISNIS (TABLE MANNER)
Tata krama dalam jamuan bisnis ada 2 hal penting yang harus diperhatikan oleh tuan ru­mah dan para tamu itu sendiri, yaitu:
a.     Ketika tamu datang
Ketika kita sebagai tuan rumah mendengar tamu datang, hendaknya tuan rumah mem­bukakan pintu dan menyilakan tamunya untuk masuk ke ruang tamu dengan menam­pakkan raut wajah/muka yang ramah, dan tersenyum. Tapi hal ini berbeda dengan ne­gara-negara Barat yang mempunyai 4 mu‑ sim. Ap abiia sedang bermusim dinginmaka tuan rumah hendaknva membantu para ta­munya untuk melepaskan mantel dan kemu­dian menyilakan tamunya untuk masuk ke ruang tamu.
b.     Etiket Makan
Tuan rumah menunjukkan kepada se:iac tamu tempat duduknya dengan memerlu tikan beberapa tata caranya, yaitu:
1)      Tuan rumah menyebutkan di mana para tamu wanita itu duduk, Baru kemudian disusul dengan pasangan duduknya.
2)      Para tamu pria membantu para tamu wanita untuk duduk (wanita duduk di sebelah kanan para tamu pria) dengan mendorong kursi. Setelah itu, barulah mereka duduk sendiri.

| 0 komentar |
Langganan: Postingan (Atom)