twitter

Menerima dan Menggandakan Surat


MENERIMA DAN MENGGANDAKAN SURAT

Bagi instansi atau perusahaan, surat memegang peran penting, sebab hampir sebagian besar komunikasi dengan pihak luar ataupun relasi dilakukan dengan surat menyurat.
Surat menyurat adalah pekerjaan kantor. Istilah pekerjaan kantor pada dasarnya sama dengan tata usaha yang dalam bahasa inggrisnya disebut sebagai office work atau clerical work, yaitu seluruh rangkaian aktifitas seperti menghimpun, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha dilakukan melalui surat.
Menurut GR. Terry
Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat – warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatau landasan fakta sebagai tindakan kontrol dari pimpinan.
Menurut William Henry Leffinguell dan Edwin Robinson
Bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang pertama-tama berkenaan dengan warkat dari badan usaha pembuatan warkat – warkat guna dipakai untuk keterangan dikemudian hari.
            Dari kedua rumusan tersebut, ternyata pekerjaan kantor berhubungan
Baca selengkapnya »
Selasa, 29 Mei 2012 | 0 komentar | Label:

Tata Cara Menangani Telepon


TATA CARA MENANGANI TELEPON

A.    Pengertian Telepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam model.

B. Etika Menangani Telepon
Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara
Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinin


Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega

A.    Mengatur Perjalanan Dinas Atau Bisnis Pimpinan
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan atau pejabat sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya.
Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1.                 1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2.                2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3.               3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4.               4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Menyediakan Bantuan Kepada Pelanggan


MENYEDIAKAN BANTUAN KEPADA PELANGGAN

A.    KONSEP-KONSEP PELAYANAN PRIMA
Pelayanan prima pada hakikatnva adalah pelayanan yang ditujukan kepada pembeli potensial (calon pembeli) dan kepada pelanggan tetap.
Pola pelayanan prima adalah konsep A3, yaitu:
1.     Pelayanan prima berdasarkan konsep sikap (attitude).
2.     Pelayanan prima berdasarkan konsep per­hatian (attention).
3.     Pelayanan prima berdasarkan konsep tin­dakan (action).

B.    KONSEP-KONSEP HARAPAN PELANGGAN (BASIC HUMAN NEEDS PRINCIPLES)
1. Pelanggan ada 2 (dua) macam, yaitu:
a.    Pelanggan internal
b     Pelanggan eksternal
Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Mempersiapkan Rapat


Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula

A.    Pengertian Rapat
Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepeningan bersama.
Rapat sangat memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutamamempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan.
Tugas sekretaris dalam rapat antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut :
Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Menangani Surat Menyurat (Mail Handling)

Menangani Surat Menyurat (Mail Handling)
Isi surat atau informasi dapat berbentuk pertanyaan permintaan, laporan, saran, atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain. Kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak lain disebut korespodensi. Agar komunikasi melalui surat lebih efektif dan dapat mempelancar proses komunikasi, maka kedua belah pihak harus mempertahankan tata cara penulisan atau pembuatan surat.
a. Isi surat harus jelas maksudnya.
b. Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas.
c. Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah dipahami.
d. Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan.
e. Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima.
Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Memelihara Standar Presentasi Pribadi


MEMELIHARA STANDAR PRESENTASI PRIBADI

A.    GROOMING
Grooming adalah penampilan serasi yang ditun­jukkan oleh seseorang. Penampilan serasi yang ditunjukkan oleh sese­orang dapat meliputi busana, tata rias, kesera­sian memakai aksesoris, dan sikap/posisi tubuh (wiraga) yang serasi.

B.    KUANTITAS KEPRIBADIAN
Kepribadian adalah suatu pencerminan sikap, karakter, watak diri pribadi seseorang yang dapat dilihat dari tingkah lakunya dalam ber­hubungan dengan orang lain.
1.      Ada 2 tipe kepribadian, yaitu:
a.     Kepribadian yang tertutup (Introvert)
b.    Kepribadian yang terbuka (Ekstrovert)
Ada 7 usaha yang dapat dilakukan oleh seorang karyawan untuk memiliki kepribadian yang ba­ik, yaitu:
1.     Memerhatikan norma kesopanan.
2.     Mempunyai disiplin kerja.
3.     Memerhatikan penampilan pribadi.
4.     Membiasakan diri melakukan kebiasaan baik.
5.     Selalu mengingat dengan baik nama orang.
6.     Selalu memberikan informasi secara benar.
7.     Dapat memisahkan antara kepentingan pribadi dan kepentingan dinas

C.    ETIKA PROFESI
Etika profesi mempunyai arti pemikiran siste­matis tentang norma-norma perilaku yang men­jadi landasan kepribadian orang yang memang­ku suatu jabatan.

D.    JAMUAN BISNIS (TABLE MANNER)
Tata krama dalam jamuan bisnis ada 2 hal penting yang harus diperhatikan oleh tuan ru­mah dan para tamu itu sendiri, yaitu:
a.     Ketika tamu datang
Ketika kita sebagai tuan rumah mendengar tamu datang, hendaknya tuan rumah mem­bukakan pintu dan menyilakan tamunya untuk masuk ke ruang tamu dengan menam­pakkan raut wajah/muka yang ramah, dan tersenyum. Tapi hal ini berbeda dengan ne­gara-negara Barat yang mempunyai 4 mu‑ sim. Ap abiia sedang bermusim dinginmaka tuan rumah hendaknva membantu para ta­munya untuk melepaskan mantel dan kemu­dian menyilakan tamunya untuk masuk ke ruang tamu.
b.     Etiket Makan
Tuan rumah menunjukkan kepada se:iac tamu tempat duduknya dengan memerlu tikan beberapa tata caranya, yaitu:
1)      Tuan rumah menyebutkan di mana para tamu wanita itu duduk, Baru kemudian disusul dengan pasangan duduknya.
2)      Para tamu pria membantu para tamu wanita untuk duduk (wanita duduk di sebelah kanan para tamu pria) dengan mendorong kursi. Setelah itu, barulah mereka duduk sendiri.

| 0 komentar |

Berkomunikasi Di Tempat Kerja


BERKOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

A.    PENGERTIAN KOMUNIKASI
Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.
Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu:
Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Bekerja Dalam Satu Team


BEKERJA DALAM SATU TEAM


A.    PRINSIP-PRINSIP KERJA SAMA DALAM TIM
Tim adalah sekelompok orang yang mempu­nyai keinginan yang sama untuk menjalin kerja sama demi mencapai tujuan bersama meskipun mempunyai latar belakang keahlian yang ber­beda-beda.
 Ciri-ciri sebuah tim, yaitu:
1.                 1. Tim dibentuk dan diketuai oleh seorang pe­mimpin.
2.                2. Tim mempunyai visi, misi, tujuan, dan sa­saran yang ingin dicapai.
3.          3. Tim yang dibentuk terdiri dari beberapa macam orang yang mempunyai latar belakang keahlian yang    berbeda-beda.
4.           4. Adanya kerja sama antar anggota tim untuk melaksanakan suatu tugas.
5.               5. Dampak keberhasilan dan kegagalan yang dicapai dirasakan oleh semua anggota tim.

Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

GROMING


1.      Grooming
Penampilan adalah bentuk penyertaan diri atas penampilan yang menarik dan menimbulkan rasa percaya diri.
a. Pengertian
Grooming adalah penampilan diri seseorang yang selalu rapi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa grooming dalam penampilan prima adalah penampilan diri dari seorang petugas pelayanan pada saat dia bekerja memberikan pelayanan kepada kolega dan pelanggan.
Beberapa cara agar penampilan menimbulkan kesan yang menarik di depan kolega
·         Tampilah dengan menarik
·         Berpenampilan bersih dan rapih
2. Kuantitas kepribadian
a. Faktor- Faktor yang membentuk kepribadian
·         faktor biologis
·         Kultural dan peradaban
·         Kekeluargaan
·         Sosial dan lingkungan
Baca selengkapnya »
Sabtu, 26 Mei 2012 | 0 komentar | Label:

MENJAGA DAN MELINDUNGI BUDAYA KERJA


A.    Pengertian dan Manfaat Budaya Kerja
1.                1. Pengertian Budaya Kerja
Merupakan seperangkat sistem yang nampak dalam nilai-nilai kerja, yang diperjuangkan dan diwujud-nyatakan menjadi satu tatanan manajemen yang berkualitas. Hal ini akan tercermin dari sikap yang menjadi perilaku, kepercayaan, cita-cita, pendapat dan tindakan yang diwujudkan di dalam bekerja.
2.              2.  Manfaat Budaya Kerja
Budaya kerja yang dilaksanakan secara baik dapat mengubah sikap dan perilaku Sumber Daya Manusia ( SDM ) dalam pencapaian produktivitas kerja yang lebih tinggi.
3.             3.   Manfaat dari budaya kerja antara lain :
 a.  Menjamin hasil kerja dengan kualitas yang terbaik.
 b. Membuka seluruh jaringan komunikasi, keterbukaan, kebersamaan dan  kekeluargaan.
 c. Lebih mudah untuk menemukan kesalahan dan cepat untuk   memperbaikinya.
Baca selengkapnya »
| 0 komentar | Label:

Bekerjasama dengan Kolega



1.      Grooming
Penampilan adalah bentuk penyertaan diri atas penampilan yang menarik dan menimbulkan rasa percaya diri.
a. Pengertian
Grooming adalah penampilan diri seseorang yang selalu rapi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa grooming dalam penampilan prima adalah penampilan diri dari seorang petugas pelayanan pada saat dia bekerja memberikan pelayanan kepada kolega dan pelanggan.
Beberapa cara agar penampilan menimbulkan kesan yang menarik di depan kolega
>Tampilah dengan menarik
>Berpenampilan bersih dan rapih
2. Kuantitas kepribadian
Pengertian
Kepribadian adalah sifat hakiki yang tercermin pada sikap seseorang atau suatu bangsa yang membedakan dirinya dari orang atau bangsa lain. (KUBBI).
Baca selengkapnya »
Selasa, 15 Mei 2012 | 0 komentar |

Kepimpinan

KEPEMIMPINAN

1.      HAKIKAT KEPEMIMPINAN
Dalam kehidupan sehari – hari, baik di lingkungan keluarga, organisasi, perusahaan sampai dengan  pemerintahan sering kita dengar sebutan pemimpin, kepemimpinan serta kekuasaan. Ketiga kata tersebut memang memiliki hubungan yang berkaitan satu dengan lainnya.
Beberapa ahli berpandapat tentang Pemimpin, beberapa diantaranya :
 a.Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, Pemimpin adalah seseorang dengan wewenang kepemimpinannya mengarahkan bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari pekerjaannya dalam mencapai tujuan.
b.   Menurut Robert Tanembaum, Pemimpin adalah mereka yang menggunakan wewenang formal untuk mengorganisasikan, mengarahkan, mengontrol para bawahan yang bertanggung jawab, supaya semua bagian pekerjaan dikoordinasi demi mencapai tujuan perusahaan.
c.  Menurut Prof. Maccoby, Pemimpin pertama-tama harus seorang yang mampu menumbuhkan dan mengembangkan segala yang terbaik dalam diri para bawahannya. Pemimpin yang baik untuk masa kini adalah orang yang religius, dalam artian menerima kepercayaan etnis dan moral dari berbagai agama secara kumulatif, kendatipun ia sendiri mungkin menolak ketentuan gaib dan ide ketuhanan yang berlainan.
Baca selengkapnya »
Kamis, 10 Mei 2012 | 0 komentar |
Langganan: Postingan (Atom)