KEARSIPAN
Arsip sangat penting bagi tata
laksana kantor baik itu dalam instansi atau perusahaan. Arsip disebut dengan
kearsipan atau filling merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris.
Arsip merupakan salah satu alat otentik disebuah instansi atau perusahaan,
semua dokumen atau arsip akan dipelihara dengan baik dan akan digunakan kembali
jika suatu saat diperlukan, sehingga penyimpanan arsip harus disusun sedemikian
rupa agar mudah dicari bila dibutuhkan. Untuk itu, perlu dibuat sistem arsip
yang sistematis menurut kebutuhan instansi atau perusahaan.
Ada beberapa cara dalam pengarsipan diantaranya :
1.
Dibagi kedalam kategori perkasus atau permasalah
secara sistematis dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi atau
perusahaan. Klasifikasi arsip berguna untuk:
a. Mengelompokkan arsip yang masalahnya sama kedalam satu berkas.
a. Mengelompokkan arsip yang masalahnya sama kedalam satu berkas.
b. b. Mengatur
penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
c. c. Memudahkan
penemuan kembali arsip.
2.
Dibagi perelasi atau alamat. Dimasukkan kedalam arsip
yang sama, walaupun kasusnya bermacam – macam.
3.
Telitilah kebenaran dan kelengkapan arsip yang akan
disimpan dan singkirkanlah bahan – bahan tidak perlu disimpan. Tentukanlah
folder dan indeks, bila diperlukan buatlah petunjuk silang.
4.
Siapkan folder, lalu tulislah kode dan indeks pada TAB
folder sesuai kode dan indeks arsip yang akan disimpan.
5.
Masukilah berkas arsip kedalam folder. Buatlah tunjuk
silang apabila pada suatu surat terdapat dua atau lebih masalah atau antara
berkas yang satu dengan lainnya berkaitan.
6.
Simpan dan tatalah folder yang telah berisi berkas
arsip kedalam laci arsip dibelakang guide sesuai kode dan indeks. Semua arsip
sebaiknya dicatat, dengan cara yang sederhana namun efektif adalah :
Ø Bila Anda
menerima surat, bubuhkan stempel, tanggal, dan beri nomor urutnya.
Ø Catatlah
surat kedalam buku agenda dengan lengkap.
Ø Penataan
atau penyimpanan arsip merupakan suatu sistem karena adanya suatu proses
kerjasama, yaitu proses pengaturan atau penyusunan surat dengan menggerakan
elemen – elemen yang terdapat didalam aktivitas penyimpanan.
Ø Dalam
penyelenggaraan sistem kearsipan atau sistem filling yang baik, diantaranya
sebagai berikut :
ü Tidak
memakan tempat, tata letak sarana atau perlengkapan dibuat seefektif dan
seefisien mungkin.
ü Sederhana
dan praktis.
ü Surat yang
disimpan hendaknya mudah dicapai agar mudah digapai.
ü Ekonomis
tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya.
ü Fleksibel,
mudah dikembangkan dan dilaksanakan.
ü Aman dan
bebas dari kerusakan karena penyimpanan.
Pola pelaksanaan
penyimpan sistem filing umumnya melalui langkah sebagai berikut.
ü Klasifikasi
ü Indeks
ü kode dengan
instansi tertentu
ü sortir
dokumen
ü penempatan
ditempat penyimpanan
ü transfer
ü pemusnahan
Pola
pelaksanaan system pencarian kembali arsip :
- Kode
dokumentasi tertentu
- Menetapkan
tempat dokumen
- Sortir
dokumen yang dicari
- Diambil
- Dikembalikan ketempat semula
Tempat
penyimpan arsip lembaran yang lain, yang sering dijumpai
diinstansi atau perusahaan antara lain adalah sebagai berikut :
diinstansi atau perusahaan antara lain adalah sebagai berikut :
a.
Lemari arsip (filing cabinet)
b.
Lemari Sortir (sortir deks)
c.
Kotak indeks (index box)
d.
Meja kartu (card desk)
e.
Rak
f.
Lemari filing tahan api (file resiting)
g.
Folder
h.
Odner
Mengelola arsip dapat dilakukan
dengan berbagai cara yang disesuaikan dengan besar atau kecilnya suatu instansi
atau perusahaan. Dalam pelaksanaannya pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan
dua sistem yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.
0 komentar: