twitter

Menyiapkan Naskah Informasi


B A B  I
P E N D A H U L U A N

Dalam suatu organisasi komunikasi sangat dibutuhkan. Tanpa adanya komunikasi di dalam suatu perusahaan akan sulit dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Salah satu keterampilan yang harus dimiliki oleh karyawan ialah keterampilan menyiapkan naskah informasi. Naskah informasi ini digunakan sebagai komunikasi secara tidak langsung atau secara tatap muka.
Naskah informasi ini biasanya berfungsi sebagai bukti autentik atau hitam di atas putih. Di dalam suatu organisasi/ perusahaan selalu memakai naskah informasi yang berbentuk tulisan seperti surat, telegram, buku, dan laporan. Bukti itu akan disimpan oleh arsiptaris dan apabila dibutuhkan itu akan menjadi senjata yang bisa digunakan untuk membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi.
Komunikasi tertulis mempunyai fungsi sebagai dokumen, wakil, dan citra diri perusahaan. Seperti halnya surat, bahasa surat akan mengambarkan citra diri perusahaan. Apabila penggunaan bahasa surat bagus maka perusahaan lain akan menghargai perusahaan tersebut. Maka, keterampilan dari seorang karyawan sangat mendukung keberhasilan suatu perusahaan.
Surat sebagai alat komunikasi tertulis mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, baik untuk kepentingan dinas, kepentingan niaga, maupun kepentingan pribadi. Dalam instansi pemerintah atau perusahaan, biarpun sudah memiliki peralatan komunikasi yang lebih modern sperti telepon atau telex untk komunikasi dengan pihak lain, tetap tidak dapat lepas dari surat. Surat sendiri memiliki bentuk-bentuk yang berbeda. Setiap bentuk pun memiliki ciri-ciri dan penggunaannya tersendiri.
Tujuan dari penulisan surat ialah menyampaikan informasi, menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis, mempercepat cara berkomunikasi, dan menghemat waktu, biaya maupun tenaga dari seorang karyawan.
B A B   II
P E M B A H A S A N

A.    IDENTIFIKASI PROSEDUR DAN FORMAT RELEVAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Menurut buku Kamus Besar Bahasa Indonesia, identifikasi ialah
  • Tanda kenal diri
  • Penentu/penetapan identitas seseorang, benda, dan sebagainya,
Sedangkan prosedur, ialah
  • Tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas
  •  Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem.
Jadi identifikasi prosedur maksudnya ia ialah lah menetapkan suatu langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem atau masalah. Selain itu, yang dimaksud format dalam bahasa Indonesia ialah bentuk dan ukuran sedangkan relevan ialah sesuamenetapkan suatu langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem atau masalah. Selain itu, yang dimaksud format dalam bahasa Indonesia ialah bentuk dan ukuran sedangkan relevan ialah sesuai dengan keadaan.
Dengan demikian, identifikasi prosedur dan format yang relevan ialah menetapkan suatu cara langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem dan mencari bentuk dan ukuran yagn sesuai dengan keadaan.
Agar dapat mengidentifikasi prosedur  dan ukuran yagn sesuai dengan keadaan.
Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yagn relevan dalam komunikasi bisnis maka langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut:
  1. Pemahaman Pengertian
Sebagai langkah awal, anda harus memahami pengertian identifikasi prosedur dan format relevan komunikasi bisnis.
  1. 2.Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap yaitu: perencanaan, maksud/tujuan komunikasi, komunikasi yang dituju, ide pokok pesan yang akan disampaikan, saluran atau media komunikasi yang akan digunakan; komposisi, komposisi berhubungan dengan penyusunan atau pengatuaran kata-kata, kalimat, dan paragraph. Gunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh komunikan; revisi, atau perbaikan bila ada kesalahan.
3.      Menentukan tujuan
Tujuan komunikasi secara umum ada tiga, yaitu:
a.       memberi informasi (informing)
komunikator memberikan informasi melalui komunikasi dengan media-media tertentu  sesuai yang diperlukan agar komunikan bisa menanggapi dan memberikan feed back (timbal balik).
b.      Persuasi (persuasing)
Komunikasi bisa berupa ajakan.
Contoh: Ani mengajak teman-temannya mengalangkan dana
c.       Kolaborasi(collaboration0dengan komunikan
Tujuan yang baik mempunyai criteria sebagai berikut :
a.       Tujuan bersifat realistic idea tau gagasan sesuai kemampuan yang ada
b.      Waktu yang tepat,Ketepatan waktu menjadi bahan pertimbangan
c.       Apakah komunikator merupakan orang yang tepat?
d.      Tujuan diterima perusahaan,tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya sesuai dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
4.      Menganalisis komunikan
Komunikan harus dianalisis,siapa mereka,bagaiman sikap mereka,dan apa yang mereka ketahui?
a.       Cara mengenbangkan keadaan komunikan,yaitu
1)      Berapa jumlah dan bagaimana komposisi komunikan?
2)      Siapa komunikan?
3)      Bagaimana reaksi komunikan?
4)      Bagaimana tingkat pemahaman komunikan?
5)      Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan?
b.      Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan, yaitu:
1)      Carilah apa yang diinginkan komunikan.
2)      Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap.
3)      Sampaikan semua informasi yang diperlukan.
4)      Yakinkan bahwa informasinya akurat.
5)      Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan.
5.      Menentukan ide pokok
Topik dan ide merupakan dua hal yang berbeda. Topic merupakan subjek (pokok) pesan yang luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan. Yang paling penting dalam menentukan ide pokok ialah materi yang disampaikan mudah dipahami dan diterima oleh komunikan.
6.      Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi
Dalam merencanakan pesan-pesan bisnis, harus dipikirkan dan dipilih saluran komunikasi yang akan digunakan, apakah komunikasi lisan atau komunikasi tulisan. Kemudian, tentukan media komunikasi yang akan digunakan. Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. Apakah media yang akan digunakan berupa surat, laporan, media pidato, presentasi.

B.     MENERAPKAN KETERAMPILAN BERKOMUNIKASI SECARA TERTULIS
Berkomunikasi secara tertulis terjadi dengan menggunakan alat media komunikasi secara tidak langsung. Contohnya antara lain: surat, telegram, buku, laporan. Komunikasi tertulis memiliki fungsi sebagai dokumen, wakil, citra diri, dan lain-lain.
Penggunaan media komunikasi secara tertulis, urainnya sebagai berikut:
1.      Surat
Surat adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi antarpersonal/individu. Media komunikasi melalui surat memiliki sasaran tunggal dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator.
   Adapun pedoman surat-menyurat didalam proses komunikasi itu, adalah sebagai berikut:
a.    Harus menggunakan kaidah bahasa resmi
b.   Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi
c.    Harus berdasarkan teknik didalam pengetikannya
d.   Harus dapat memilih alat tulis menulis yang baik
Bahasa surat itu adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang positif. Adapun cara menulis surat yang baik itu, diantaranya sebagai berikut:
a.       Keinginan pembaca diutamakan
b.      Kalimatnya sederhana
c.       Nada bahasanya tepat
d.      Harus merumuskan isi surat
e.       Harus dapat mengutarakan isi pokok surat dengan jelas
f.       Harus dapat mengatur alinea
g.      Sedapat mungkin harus menghindari kesalahan.
Didalam praktik penulisan surat yang baik dan benar, diantaranya, yakni:



a.      Menetapkan tujuannya
Tujuan yang paling penting adalah menetapkan apa yang ingin dicapai dengan surat yang bersangkutan. Pusatkan isi surat kepada soal-soal yang pokok.
b.      Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat
Sebelum kita mengirimkan surat, kita coba membayangkan kira-kira jalan pikiran si penerima surat. Gunakan kata-kata singkat tetapi jelas apa yang dimaksud.
c.       Penyusunan isi surat
1)      Tetapkan dahulu maksudnya
2)      Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud didalam surat
3)      Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan menggunakan kata-kata yang mudah dimengerti.
4)      Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim dipergunakan.
5)      Perhatikan bentuk surat dan pengertiaanya.
6)      Perhatikan penggunaan tanda-tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat

2.      Telegram
Telegram adalah alat media komunikasi yang dilakukan secara tertulis. Telegram merupakan alat komunikasi secara tidak langsung. Telegram berasal dari bahasa Yunani yang terdiri dari kata tele dan grama. Tele artinya jauh, sedangkan grama artinya tulisan.
Jadi, telegram itu adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh. Pesan/message itu akan diterima oleh seorang komunikator telegram secepatnya dan isinya  tidak akan berubah. Artinya isinya sesuai dengan yang diharapkan oleh komunikan telegram.

a.      Penggolongan telegram
Menurut penggolongannya, telegram itu dibagi menjadi dua golongan, yaitu:
1)      Telegram umum
Telegram umum adalah telegram yang dikirim secara umum termasuk perusahaan Negara dan swasta.
2)      Telegram pemerintah
Telegram pemerintah adalah telegram yang dikirim oleh instansi pemerintah, seperti departemen, lembaga Negara, kedutaan asing, dan lain sebagainya.
b.      Jenis-jenis telegram
Menurut jenisnya telegram itu adalah sebagai berikut:
1)      Telegram biasa
2)      Telexogram yaitu telegram yang diisyaratkan dan diserahkan oleh kantor telegram asal, langsung kepada si alamat komunikan.
3)      Telegram indah yaitu telegram khusus untuk ucapan selamat hari raya, misalnya: Natal, Tahun Baru, Idul Fitri, dan lain sebagainya.
4)      Teleks yaitu telegram yang ditujukan oleh langganan ke kantor telegraf.
5)      Telegram radio kapal.
6)      Telegram dengan Petunjuk Dinas Berbayar (PDB), misalnya Pos, PO Box, Tromol Pos.
7)      Telegram Pers.
Agar tidak salah dalam membuat berita telegram, kita harus mengetahui cara-cara di dalam mengirimkan telegram. Adapun cara-caranya itu adalah sebagai berikut:
1)      Tulisan, di dalam telegram tidak mengenal huruf besar, meskipun nama orang, nama tempat, atau awal kalimat.
2)      Penulisan tanda baca tidak ditulis sesuai dengan tanda baca pada umumnya tetapi ditulis dengan huruf saja, misalnya tanda (.) harus ditulis titik, dan lain sebagainya.
3)      Dalam menulis telegram, tidak bertele-tele kalimatnya, banyak kata akan banyak pula membayarnya.
4)      Penulisan jumlah uang, angka, dan kata ulang tidak boleh ditulis sebagaimana kita lakukan, akan tetapi harus ditulis dengan huruf seutuhnya. Misalnya Rp 500,00 harus diutlis lima ratus rupiah. Angka 1,2,3, itupun harus ditulis satu, dua, tiga dan seterusnya. Begitu pula kata ulang, misalnya kira-kira ini harus ditulis kira-kira.
5)      Penulisan angka romawi, harus ditulis dengan huruf saja, misalnya I, II, III harus ditulis rumsatu, rumdua, rumtiga, dan seterusnya.
6)      Tanda perhitungan harus ditulis dengan huruf, misalnya %, X, +, : , harus ditulis prosen, kali, tambah, bagi, dan seterusnya.

Contoh cara menyampaikan pesan/message/informasi dengan media pesawat telegram adalah sebagai berikut:
a.       Ibu siti aminah jalan cijagra satu sakit bandung
b.      Toko matahari jalan bauahbatu delapan lima bandung
c.       Ananda ahmad koma besok berangkat ke amerika naik garuda
d.      Ibunda Fatimah jalan banteng sepuluh sakit

3.      Buku
Buku merupakan alata media komunikasi secar tertulis. Buku artinya adalah beberapa helai kertas, jumlah halaman yang berisi tulisan, gambar, grafik, tabel, dan sejenisnya dijilid untuk dibaca.
Ciri-ciri buku adalah sebagai berikut:
a.     Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi
b.   Jangka terbitnya: tidak menentu
c.    Bentuknya: gulungnya yang terjilid
d.   Sifat isinya: tulisan/gambar/grafik dan sejenisnya
e.    Sasarannya: masyarakat umum

4.      Laporan
Laporan yaitu suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. Untuk memperjelas pengertian laporan, berikut akan dibahas beberapa rumusan dari beberapa ahli, di antaranya:
a.    Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, menyatakan laporan ialah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi.
b.   J.C. Denyer, menyatakan laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.
Dari kedu uraian di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkannya kepada atasannya.
1)      Fungsi laporan
Bagi suatu organisasi laporan sangat besar sekali manfaatnya. Sebab laporan tersebut berfungsi sebagai:
·      Alat untuk menyampaikan informasi
·      Pertanggungjawaban dari bawahan ke atasan
·      Bahan pengambilan keputusan
·      Alat untuk membina kerja sama dan
·      Alat untuk memperluas ide dantukar menukar pengalaman
Adapun syarat-syarat laporan yang baik adalah sebagai berikut:
·      Obyektif (memakai criteria umum)
·      Jelas dan cermat (bahasa jelas semua orang menafsirkan sama)
·      Langsung mengena sasaran
·      Keterangan yang dimuat harus lengkap
·      Harus tegas dan konsisten
·      Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan
·         Mudah diikuti (sistematis)
2)      Jenis laporan
Laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya, tergantung dari sisi mana kita melihatnya. Di bawah ini akan dibahs laporan sederhana dan terbatas pada taraf yang sifatnya sangat mendasar.
·         Laporan dari segi sisi dan maksudnya
a)      Laporan informatif, yaitu laporan sebagai mana adanya atau sesuai dengan kenyataan
b)      Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam
c)      Laporan analisis, yaitu laporan analitis berupa sumbangan pikiran, pendapat, dan saran  yang isinya matang dan mendalam.
d)     Laporan pertanggungjawaban, yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban, dapat dikerjakan dengan berpedoman kepada 2 hal :
1)      Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung
2)      Jika pekerjaan bertahap ( laporan kemajuan/progess report)
e)      Laporan kelayakan, yaitu laporan ini bertujuan untuk menentukan mana yang terbaik, setelah menganalisa suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan, layak atau tidak.
·         Laporan dari segi bentuknya:
a)      Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang biasa digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya saja (isi laporan pendek).
b)      Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman (kuarto, folio).
c)      Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan bentuk naskah dapat pendek atau panjang. Penyampaiannya memerlukan memo atau surat pengantar.
3)      Laporan menurut sifatnya dapat berupa:
·         Laporan biasa
·         Laporan penting (rahasia)
4)      Laporan dari segi penyampaiannya, dapat berupa:
·         Laporan lisan
·         Laporan tulisan
·         Laporan visual
5)      Dari segi waktu dan periodisasi, bisa dilakukan:
·         Laporan rutin (harian), tahunan, dan
·         Laporan belaka, mingguan, bulanan
3.      Pengumpulan data
Berbicara tentang pengumpulan data berarti kita juga harus membicarakan media atau alat yang dipakai dalam pengumpulan data. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a.    Observasi
Pengumpulan data dengan cara observasi bisa diperoleh dengan mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan yang memiliki data terkait dengan masalah yang diinginkan. Contoh: seorang dokter memeriksa pasiennya.
b.   Angket
Pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan cara mengedarkan pertanyaan/quisoner kepada responden. Contoh: seorang mahasiswa akan mengadakan penelitian untuk karya ilmiah.
c.    Wawancara
Pengumpulan data yang bersifat wawancara bisa diperoleh dengan cara melaksanakan wawancara/interview orang-orang yang dapat memberi informasi. Contoh: seorang pimpinan akan mengetes karyawan baru.


d.   Lokasi
Untuk pengumpulan data jenis ini, dapat diperoleh dari dokumen-dokumen yang dikumpulkan. Contoh: dari majalah-majalah, buku-buku, brosur, surat kabar, arsip, dan lain-lain.
Tatacara penulisan laporan bisa dilakukan sebagai berikut:
a.       Menentukan perihal atau subjek
b.      Mengumpulkan data dan fakta
c.       Mengurutkan/mengklasifikasikan data
d.      Mengevaluasi dan mengolah data, dan
e.       Membuat kerangka laporan.
4.      Penyusunan garis besar laporan
Garis-garis besar kerangka (lay out) laporan adalah sebagai berikut:
1)      Deskripsi keadaan actual
a.       Tujuan
b.      Latar belakang
c.       Landasan yuridis, dan
d.      Data statistic.
2)      Analisa objek yang dilaporkan
a.       Pendekatan
b.      Azas-azas
c.       Tehnik dan model matematik
d.      Inventarisasi, klasifikasi, tabulasi dan evalusasi data
e.       Penemuan sebab-sebab dan
f.       Mencari jalan keluar.
3)      Saran
Dalam saran-saran yang harus diperhatikan adalah:
a.       Penentuan pemecahan masalah
b.      Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi)
c.       Kesimpulan, dan
d.      Penutup.


4)      Ringkasan
Kerangka di atas adalah kerangka umum untuk semua laporan. Dalam teknik penyajiaannya dapat berbeda disuaikan kepentignan dan sudut pandang penulis laporan dan permintaan dari pemberi tugas. Utnuk laporan ang sangat resmi, di ats masih dapat ditambah lagi dengan ikhtisar atau abstrak, aptudiks, dan bibliografi.
Dengan demikian, pokok-pokok kerangka laporan terdiri atas:
Bab I         : PENDAHULUAN
Bab II        : BATANG TUBUH LAPORAN
Bab III      : KESIMPULAN
Bab IV      : SARAN-SARAN
Bab V        : LAMPIRAN, SUMBER BAHAN
5.      Penyusunan Konsep
Dalam penyusunan konsep laporan terlebih dahulu kita, harus menentukan judul dari laporan yang akan kita laporkan. Judul diambil dari pokok-pokok masalah yang terdapat pada isi laporan yang akan disajikan. Beriktu ini contoh penyusunan konsep judul sebuah laporan, TEKNIK PENYAJIAN HUMAS DAN PROTOKOL UNTUK RUMPUN PERKANTORAN, JURUSAN KESEKRETARISAN PADA SEKOLAH MENENGAH EKONOMI ATAS.
Bab I   : PENDAHULUAN
1.      Alasan pemilihan judul
Mengingat berbagai kemajuan dan perkembangan teknologi di negar kita, maka siswa SMEA yang memilih rumpun Administrasi Perkantoran ditambah dengan pengetahuan Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan sehingga dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang diharapkan.


2.      Tujuan penulisan
Tujuan penulisan laporan ini adalah sebagai suatu wadah untuk memberikan sumbungan pemikiran sehingga penulis dapat memperoleh data sampai dimana keberhasilan siswa daalm memahami dan menghayati serta menerapkan dalam masyarakat mengenai Humas dan Keprotokolan tersebut.
3.      Ruang lingkup pembahasan
Mengingat luasnya pengertian Humas dan Keprotokolan ini, maslah yang perlu mendapatkan perhatian adalah mengenai watak sifat dan keprihatinan serta tingkah laku dari siswa untuk membenahi dirinya dalam pergaulan sehari-hari.
4.      Metode yang digunakan
Dalam rangka penulisan laporan ini, penulis menggunakan metode:
1)      Library riset, yaitu pengumpulan data dengan mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan Publik Relation dan Keprotokal n dan buku-buku lain yang mendukung kedua materi tersebut.
2)      Diskusi, yaitu dengan mengadakan musyarwarah dan bertukar pikiran dalam kelompok sebagai bahan perbandingan dan menarik suatu kesimpulan.
Bab II  : PENGURAIAN PEMBAHASAN TEORITIS
1.      Hubungan masyarakat (public relation)
2.      Keprotokolan
3.      Kesekretariatan
4.      Humas protokolan dikaitkan dengan tugas-tuga sekretaris
5.      Teknik penyajian humas protokolan pada SMEA
Bab III: PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN MASALAH
1.      Latar belakang masalah
2.      Identifikasi masalah
3.      Analisa masalah
4.      Usaha pemecahan masalah
Bab IV: PENUTUP
1.      Kesimpulan
2.      Saran-saran
3.       Bahan perpustakaan
6.      Pengetikan laporan
Dalam pengetikan laporan perlu diperhatikan besar kecil huruf mesin tik yang akan dicapai. Ada dua jenis huruf mesin tik, yaitu:
a.       Huruf elite (memuat 12 entekan per ichi)
b.      Hruf pica (memuat 10 entakan per inchi)
Untuk laporan sebaiknya menggunakan huruf jenis pica trutama bila menggunakan mesin tik manual, lain halnya apabila kita menggunakan mesin tik listrik/elektronik dan computer, di maana pada jenis mesin tik listrik, elektronik, dan computer besar kecilnya dapat distel. Langkah-langkah pengetikan laporan, di nataranya:
a.       Jenis cover/sampul laporan yang akan digunakan
b.      Manila karton
c.       Banyaknya lembar laporan yang akan dijilid
d.      Jenis kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antara bab yang satu dengan bab berikutnya.
e.       Jenis penjilidan yang akan digunakan. (digsesuaikan dengan tebal tipisnya laporan).bisa menggunakan paper clips, stapler, binding/spiral, dan map snelhecter serta kertas scotlite.
5.      Negoisasi dan pembuatan kontrak
           Negosiasi ialah perundingan antara kedua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama. Negosiasi dapat dilakukan untuk semua bidang kehidupan. Namun pada umumnya negosiasi sering terjadi dalam kegiatan bisnis.


Cara bernegosiasi secara umum, yakni sebagai berikut:
a.       Kedua pihak yang akan bernegosiasi, sebelumnya melakukan kontak. Kontak dapat dilakukan baik secara langsung atau tatap muka, maupun secara tidak langsung, melalui media komunikasi. Misalnya: surat, telepon, internet.
b.      Kedua pihak telah mengetahui secara jelas, materi yang kan dinegosiasikan.
Misalnya sebagai berikut:
1)      Bila transaksi mengenai barang, tentukan dengan jelas jenis barang, merek barang kualitas dan kuantitas barang, dan lain-lain.
2)      bila transaksi mengenai jasa, tentukan dengan jelas dan terperinci, jenis jasa, kualitas jasa, dan lain-lain.
c.       Baik pihak pembeli maupun pihak penjualharus dapat berdiplomasi mengenai barang/jasa yang harus ditransaksikan.
d.      Negosiasi harga disepakati dengan didasari adanya kepercayaan antara kedua belah pihak. Yang dimaksud dengan harga ialah patokan nilai tukar kesepadanan dari suatu produk dengan menggunakan ukuran uang. Harga merupakan pencerminan nilai penukaran objektif dari suatu benda/jasa berkaitan dengan kemungkinan manfaat (nilai guna) dari benda atau jasa tersebut mana kala dimiliki oleh pemilik atau pihak yang memanfaatkannya.
e.       Jika kesepakatan terjadi, hasil dari kesepakatan ditulis dengan terperinci disesuaikan dengan keadaan dan kesepakatan bersama.
f.       Bila terjadi kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuatan kontrak/perjanjian.

           Apabila telah terjadi negosiasi, maka dibuat surat perjanjian kontrak kerjasama. Kegiatan bisnis yang melibatkan dua belah pihak, harus dilakukan dengan hati-hati, teliti, dan jelas. Agar terhindar dari salah paham perlu adanya perjanjian yang ditulis. Perjanjian yang dilakukan secara tertulis dapat menjadi dokumentasi bagi masing-masing pihak. Surat perjanjian sangat banyak jenisnya.
Beberapa contoh surat perjanjian, yaitu:
a.       Surat perjanjian kinerja
b.      Surat perjanjian sewa menyewa
c.       Surat perjanjian pinjam uang
d.      Surat perjanjian jual beli
e.       Surat perjanjian borongan

Berikut kita bahas materi perihal surat perjanjian dan surat perjanjian sewa menyewa.
a.      Arti surat perjanjian
Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering mengadakan perjanjian dengan orang lain baik secara lisan ataupun secara tulisan (tertulis). Perjanjian yang dibuat secara tertulis ini dikenal dengan sebutan surat perjanjian. Jika demikian apa sebenarnya surat perjanjian itu?
Surat perjanjian ialah surat yang berisikan pernyatan seseorang atau lebih yang yang saling mengikatkan dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum. Jadi dengan dilakukannya perbuatan hukum ini, maka timbullah hak dan kewajiban antara para pihak.
Pada dasarnya orang membuat surat perjanjian ini tiada lain sebagai tanda bukti telah terjadinya suatu perjanjian yang mereka sepakati. Dengan semikian dapat dikatakan bahwa surat perjanjian ini berfungsi sebagai alat bukti bila dalam pelaksanaannya salah satu pihak tidak menepati janjinya atau melanggar ketentuan-ketentuan yang telah disepakati dalam surat perjanjian tersebut.
Untuk lebih memperkuat perjanjian yang mereka buat, kadang-kadang para pihak masih memerlukan kehadiran pihak ketiga untuk menyaksikan pejanjian tersebut. Oleh karena itu di dalam surat perjanjian, selain terdapat tanda tangan (tanda persetujuan) para pihak juga terdapat tanda tangan pihak ketiga sebagai saksinya.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa suatua surat perjanjian tanpa disertai tanda tangan para pihak, secara hukum tidak mempunyai kekuatan berlaku. Atau dengan kata lain surat perjanjian itu dianggap tidak berlaku atau sah.

b.      Syarat-syarat perjanjian
Agar suatu perjanjian dapat dikatan sah, harus mempunyai syarat-syarat sebagai berikut:
1.      Adanya kesepakatan dari para pihak
2.      Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian
3.      Adanya objek tertentu
4.      Suatu sebab yang halal
Syarat pertama dan kedua disebut juga sebagai syarat subjektif, artinya syarat-syarat yang menyangkut tentang orangnya. Jika syarat ini tidak dipenuhi berarti perjanjian dapat dibatalkan, maksudnya perjanjian itu baru dianggap batal setelah adanya putusan hakim yang membatalkan pebuatan hukum (perjanjian) tersebut. Dengan demikian selama tidak dibatalkan (oleh hakim) atas permintaan  pihak yang berkepentingan maka perjanjian itu tetap mengikat para pihak.
Syarat ketiga dan keempat disebut juga sebagai syarat objektif, maksudnya syarat-syarat yang menyangkut tentang objeknya. Jika syarat ini tidak dipenuhi berarti perjanjian batal demi hukum,artinya dari semula dianggap tidak pernah dilahirkan suatau perjanjian dan tidak pernah ada suatu perikatan.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini dikemikakan satu per satu mengenai syarat-syarat sahnya perjanjian
1)      Kesepakatan di antara para pihak
Yang dimaksud kesepakatan atau kata sepakat di sini adalah bertemunya dua kehendak atau keinginan, atau terjadinya persesuaian kehendak. Timbulnya kehendak atuau keinginan itu tidak didasarkan atas paksaan, kekhilafan atau penipuan  dari salah satu pihak, melainkan betul-betul lahir dari lubuk hatinya. Kehendak itu dapat dinyatakan secara tegas dan dapat pula  secara diam-diam.
2)      Cakap untuk membuat perjanjian
Seorang dinyatakan cakap untuk membuat perjanjian, jika ia telah dewasa atau tidak berada di bawah pengampu.
3)      Suatu objek tertentu
Yang menjadi objek perjanjian itu harus jelas dan tertentu atau paling tidak dapat ditentukan jenisnya, misalnya jual beli sepeda, beras, dan lain-lain.
4)      Sebab (causa) yang halal
Maksudnya jika kamu membuat atau mengadakan perjanjian maka isi perjanjian itu harus dibenarkan atau tidak bertentangan dengan undang-undang, ketertiban umum dan kesusilaan. Misalnya, mengadakan perjanjian jual beli narkotika, maka perjanjian seperti ini adalah batal demi hukum, karena bertentangan dengan undang-undang.

c.       Macam-macam surat perjanjian
Pada dasarnya, perjanjian dapat dibedakan atas dua macam, yaitu perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. Suatu perjanjian dikatakan dua pihak, apabila dalam perjanjian itu menimulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya, misalnya perjanjian jual beli, sewa menyewa, tukar menukar. Perjanjian sepihak, apabila dalam perjanjian itu hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak saja, misalnya hibah. Sebagai contoh A menghibahkan sebuah rumah kepada B, maka dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B yang menimbulkan kewajiban bagi A untuk  menyerahkan rumah tersebut kepada B.
Kedua macam perjanjian tersebut di atas dapat kita simak dari isi perjanjian yang tertuang dalam surat perjanjian. Dalam prakteknya, surat perjanjian ini dibedakan atas dua macam yaitu surat perjanjian yang berbentuk akta di bawah tangan, dan yang berbentuk akta otentik.
Akta di bawah tangan, yaitu surat perjanjian yang dibuatdan ditandatangani oleh para pihak yang mengadakannya. Akta otentik, yaitu surat perjanjian yang dibuat oleh dan dihadapan pejabat yang ditunjuk oleh pemerintah, misalnya Notaris. Dalam dunia perdagangan terdapat beberapa perjanjian yang diharuskan dengan akta otentik, misalnya jual beli tanah atau rumah, pendirian PT, dan sebagainya.

d.      Tata cara menyusun surat perjanjian
Bila kita akan membuatsurat perjanjian, maka hendanya harus disusun sebagai berikut:
1)         Judul perjanjian
Judul perjanjian merupakan hal pokok perjanjian. Judul ini harus ditulis di tengah-tengah dengan huruf-huruf kapital atau besar, misalnya:
a.    PERJANJIAN SEWA MENYEWA
b.   PERJANJIAN PINJAM UANG
c.    PERJANJIAN BORONGAN
2)         Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian
Nama orang atau badan hukum yang mengadakan perjanjian ditulis dengan cara yang didahului oleh kata-kata yang sudah biasa digunakan dalam surat perjanjian, misalnya:
(1)      Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama    :........................................................          
Jabatan  :.....................................................
Alamat/kedudukan:...................................
(2)      Pada hari................... tanggal................... bulan............tahun............
        Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
(a)    Nama       :.................................................
      Jabatan     :...............................................
      Alamat     :...............................................
Sebagai pihak I
(b)   Nama       :.................................................
Jabatan     :..............................................
Alamat     :..............................................
                 Sebagai pihak II
            Apabila nama-nama tersebut mengenai nama orang, maka digunakan perkataan bertempat tinggal atau alamat, tetapi bila nama itu badan hukum atau perusahaan perkataan yang digunakan berkedudukan di..............................
Selanjutnya, bila nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian itu akan disebut dalam pasal-pasal atau alenia-alenia berikutnya dalam surat perjanjian maka supaya lebih singkat menyebutkannya, biasanya diadakan singkatan seperti berikut ini:
·         Pada perjanjian pada umumnya disebutkan pihak kesatu dan pihak kedua.
·         Dalam perjanjian jual beli biasa disebut pihak penjual dan pihak pembeli dan biasanya disingkat menjadi “penjual dan pembeli”.
·         Dalam perjanjian sewa menyewa disebut “yang menyewakan dan penyewa”.
·         Dalam perjanjian borongan, disebutkan pihak-pihak yang memborongkan dan pihak pemborong/kontraktor-kontraktor.

3)         Pernyataan Kesepakatan
Dalam perjanjian yang dibuat, haruslah mengandung permufakatan, misalnya saja dengan menyatakan sebagai berikut :
a.      Kedua belah pihak sepakat untuk mengadakan perjanjian, seperti tersebut dalam pasal-pasal dibawah ini …
b.      Menerangkan : bersama ini telah mengadakan persetujuan sebagai berikut …
c.       Dengan ini menyatakan telah sepakat untuk mengadakan perjanjian dengan pokok-pokok ketentuan sebagai berikut …

4) Isi perjanjian
Dalam isi perjanjian harus disebutkan objek-objek perjanjian, hak dan kewajiban, resiko tanggung jawab, dan lain-lain. Isi perjanjian harus sesuai dengan jenis dan macam perjanjian dan tidak merugikan salah satu pihak.
5) Saat dan jangka waktu berlakunya
Saat berlaku dan jangka waktu berlakunya perjanjian dan kemungkinan perpanjangannya. Hal ini dapat dinyatakan sebagai berikut, misalnya :
a.       Perjanjian ini berlaku mulai pada tanggal …….. sampai dengan tanggal ………
b.      Perjanjian ini mulai berlaku pada tanggal ditandatangani dan berakhir sampai ada penarikan kembali
c.       Perjanjian ini akan ditetapkan berlaku sampai dibatalkannya oleh salah satu pihak dengan memperhatikan waktu pemberitahuan tanggal ……… bulan ……… tahun ………
6) Domisili atau Tempat
Domisili adalah tempat kedudukan menurut hukum. Domisili ini perlu disebutkan dalam suatu perjanjian, sebab ada kaitannya dengan penentuan wilayah hukum mana yang akan dipergunakan bila timbul suatu perselisihan.
Contoh :
a.       …….., kalau ternyata gagal, maka akan diselesaikan menurut hukum dan kedua belah pihak memilih domisili  di Bandung.
b.      Kedua pihak setuju memilih tempat kediaman umum yang tidak dapat diubah lagi, yaitu Kantor Panitera Pengadilan Negeri Bandung, sehingga ……..

7) Penyelesaian Perselisihan
           Penyelesaian perselisihan dalam suatu perjanjian biasanya dilakukan dalam dua tingkat.
a.       Tingkat pertama, diadakan secara perdamaian atau kekeluargaan.
b.      Tingkat kedua, secara hukum yaitu dengan ditujukan kepada Pengadilan Negeri.
Contoh :
-          ………., yang tidak dapat deselesaikan secara musyawarah akan diajukan kepada Pengadilan Negeri, akan diselesaikan dan diputuskan ………
-             Jika dalam perjanjian ini timbul sesuatu persoalan ini pada taraf pertama akan diselesaikan menurut persaudaraan, akan tetapi bila gagal akan diselesaikan menurut hukum.
8) Klasual Penutup
Klasual penutup merupakan bagian terakhir dari suatu perjanjian, yang biasanya disusun seperti contoh dibawah ini :
a.       Perjanjian ini dibuat diatas kertas bermaterai Rp …….. dan akan ditaati serta dilaksanakan oleh kedua belah pihak sebagai mana mestinya.
b.      Demikianlah surat perjanjian ini dibuat untuk diindahkan oleh kedua belah pihak
c.       Isinya dibuat dalam rangkap dua yang sama kuatnya dan ditandangani diatas materai Rp ……… oleh kedua belah pihak.
d.      Surat perjanjian ini dibuat dan disaksikan oleh …………………………
e.       Demikianlah perjanjian ini dibuat oleh kedua belah pihak di …….. pada hari ………, tanggal ………, bulan ………, tahun ……… dengan disaksikan oleh ……………………

e.       Bagian surat perjanjian
Pada umumnya setiap surat perjanjian terdiri dari tiga bagian, yaitu :
1.      Awal (Permulaan) Perjanjian
SURAT PERJANJIAN……………………………..
………………………………………………………
Yang brtanda tangan dibawah ini :
1.       Nama                    : …………………………………………….
Umur                    :  …………………………………………….
Pekerjaan           :  …………………………………………….
Alamat                  :  …………………………………………….
Yang selanjutnya disebut Pihak Pertama

2.       Nama                    : …………………………………………….
Umur                    :  …………………………………………….
Pekerjaan           :  …………………………………………….
Alamat                  :  …………………………………………….
Yang selanjutnya disebut pihak pertama
Dengan ini menerangkan bahwa pada hari ……… tanggal ……… para pihak telah sepakat mengadakan perjanjian.
 














2.      Isi Pejanjian
Pada bagian ini menguraikan secara lengkap mengenai objek, hak dan kewajiban para pihak yang dituangkan dalam pasal-pasal
Contohnya :
          Pasal 1 …………………………………………………….
          Pasal 2 …………………………………………………….
Pasal 3 …………………………………………………….
…………………………………………… Dan seterusnya.
3.      Akhir Perjanjian
Pada bagian akhir perjanjian, biasanya dituliskan kata-kata yang berfungsi sebagai tanda penutup perjanjian.
Contohnya :
Demikian perjanjian ……………………… ini dibuat, dan disaksikan oleh para saksi, yaitu :
1.      Nama               : ………………          1. (Nama)……………….
Pekerjaan         : ………………                     
Alamat                        : ………………          (tanda tangan)………...
2.      Nama               : ………………          2. (Nama)……………….
Pekerjaan         : ………………                     
Alamat                        : ………………            (tanda tangan)………...
Dibuat di : …………………….
Pada Tanggal : ………………..

Pihak Kedua                                             Pihak Pertama
                                                                  Materai
Nama Jelas                                                Nama Jelas
……………….                                         ………………..

f.       Surat perjanjian sewa-menyewa
1)      Pengertian sewa-menyewa
Surat perjanjian sewa-menyewa adalah suatu surat yang berisikan perjanjian dimana pihak yang satu (menyewakan) mengikat dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnya (penyewa) berupa kenikmatan dari suatu barang selama waktu tertentu dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewanya. Dalam hal ini hak dan kewajiban masing-masing pihak dicantumkan pada surat tersebut, sehingga kedua belah pihak tidak boleh ada yang dirugikan.
2)      Isi dan Susunan surat Perjanjian Sewa-Menyewa
Isi dan susunan surat perjajian sewa-menyewa adalah sebagai berikut:
a.       Objek atau barang yang disewakan,
b.      Tujuan penggunaan objek yang disewakan,
c.       Harga sewa yang disetujui,
d.      Kewajiaban memelihara objek yang dipersewakan,
e.       Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga,
f.       Pengembalian objek yang disewakan, dan
g.      Lain-lain yang diperlukan atau hak dan kewajiban lainnya yang dipandang perlu.
3)      Menyusun dan Menggunakan Surat Perjanjian Sewa-Menyewa Sesuai dengan Fungsinya
Dalam menyusun surat sewa-menyewa hendaknya antara yang menyewakan dan penyewa memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a.       Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan disewa
b.      Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan
c.       Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syarat-syarat yang dikehendaki oleh kedua belah pihak
d.      Dalam mengemukakan hak dan kewajiban masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak
e.       Kedua belah pihak mengadakan kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak
f.       Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris  yang disetujui bersama

SURAT PERJANJIAN SEWA MENYEWA RUMAH
Yang bertanda tangan di bawah ini :
1.      Nama                     : …………………………………………….
Umur                     :  …………………………………………….
Pekerjaan   :  …………………………………………….
Alamat                  :  …………………………………………….
Yang selanjutnya disebut Pihak Pertama (yang menyewakan)

2.      Nama                     : …………………………………………….
Umur                     :  …………………………………………….
Pekerjaan   :  …………………………………………….
Alamat                  :  …………………………………………….
Yang selanjutnya disebut pihak pertama
Dengan ini menerangkan bahwa para pihak telah sepakat untuk mengadakan perjanjian sewa-menyewa rumah dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut.

6.      Perjanjian Pemasaran
Setiap perusahaan yang bergerak dibidang perjualan terdapat bagian pemasaran. Bagian yang bertugas untuk memasarkan barang atau jasa, yang diproduksinya. Agar pemasaran berjalan lancar, manajer pemasaran merekrut orang-orang untuk mempromosikan barang/jasa, yang biasa disebut promotor.
Selain promotor, terdapat divisi khusus bagian pemasaran bidang penjualan, yang biasa disebut salesman atau salesgirl. Setiap divisi telah diatur sedemikian rupa utnuk memasarkan produk di tempat-tempat yang telah ditentukan. Agar divisi tidak memasuki wilayah atau tempat yang bukan wilayahnya, maak dibuat perjanjian pemasaran. Jadi, perjanjian pemasaran maksudnya ialah kesepakaan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran masing-masing, dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah ditentukan.
Dalam ruang lingkup yang lebih luas perjanjian pemasaran dapat dibuat pula antarperusahaan. Perusahaan yang memasarkan produk yang sama, adakalanya membuat surat perjanjian pemasaran, untuk membagi wilayah pemasaran produk. Jadi, masing-masing perusahaan memasarkan produknya sesuai dengan kesepakatan bersama, dan masing-masing menghormati isi perjanjian.
Dalam perjanjian pemasaran, selain contoh kasus di atas, terdapat perjanjian pemasaran yang dibuat berdasarkan kesepakatan bersama mengenai pemasaran produk oleh perusahaan yang sama namun jenis produk berbeda, sehingga wilayah atau tempat pemasaran pun dapat sama. Perjanjian pemasaran dibuat untuk:
1.      Memasarkan produk yang sama, wilayah tempat pemasaran yang berbeda.
2.      Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama), wilayah pemasaran sama dengan salesman dan salesgirl satu perusahaan.
Isi surat perjanjian pemasaran, sama halnya dengan surat perjanjian secara umum, yaitu berisi:
1.      Judul perjanjian
2.      Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian
3.      Pernyataan kesepakatan
4.      Isi perjanjian
5.      Saat dan jangka waktu berlalu
6.      Tempat kedudukan menurut hukum
7.      Penyelesaian perselisihan
8.      Bagian penutup
7.      Tulisan didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan, sesuai dengan batas waktu
Seorang pegawai atau karyawan ketika akan melaksanakan pekerjaan tentu harus direncanakan atau dirancang terlebih dahulu agar memperoleh hasil pekerjaan yang maksimal. Rancangan atau rencana keja ini dapat diutlikan terlebih dahulu dalam bentuk draf. Menurut buku Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan draf ialah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya), buram.
Agar tulisan di draf mendapat persetujuan atasan, maka harus diperhatikan bagaimana cara menulis draf. Cara menulis draf secara garis besar yaitu:
1.      Menulis tema, judul permasalahan (bagian pendahuluan)
2.      Latar belakang permasalahan
3.      Tujuan permasalahan
4.      Rencana kerja yang terdiri atas, jenis kegiatan kerja, cara pelaksanaan kerja
5.      Tempat pelaksanaan kerja
6.      Waktu pelaksanaan kerja
7.      Dana yang dibutuhkan dan perincian pemasukan dan pengeluaran dana
8.      Orang-orang yang terlibat dalam kegiatan pekerjaan (pihak internal dan eksternal)
9.      Bagian penutup yang berisi harapan
Pada waktu menyusun tulisan di draf penulis harus mempertimbangkan berbagai faktor yang berkaitan dengan rencana kerja. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan antara lain:
1.      Keadaan dan situasi perusahaan
2.      Keadaan dan situasi psikologis orang yang akan memberikan persetujuan
3.      Keadaan dan situasi orang-orang yang akan bekerja sama
4.      Rasionalitas atau kelogisan isi rencana kerja (mungkin atau tidak untuk dikerjakan)
5.      Penggunaan bahasa yang komunikatif, jelas, singkat, tepat, dan dapat dipahami oleh orang yang dimaksud.















B A B  III
K E S I M P U L A N

Berkomunikasi secara tertulis terjadi dengan menggunakan alat media komunikasi secara tidak langsung. Contohnya: surat, telegram, buku, dan laporan. Negosiasi ialah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi bersama.
Beberapa contoh surat perjanjian, antara lain ialah surat perjanjian kerja, sewa-menyewa, pinajaman uang, jual beli, dan borongan. Cara menulis draf secara garis besar, yaitu:
1.      Bagian pendahuluan
2.      Latar belakang masalah
3.      Tujuan masalah
4.      Rencana kerja
5.      Tempat pelaksanaan kerja
6.      Waktu pelaksanaan
7.      Dana
8.      Orang-orang yang terlibat
9.      Bagian penutup










D A F T A R   P U S T A K A

Honiatri, Euis. 2004. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi SMK. Bandung: Armico

Hasna Farida Vida, dkk.2005. Menggunakan Peralatan Kantor. Bandung: Armico

Slamet & Syahban Sutono. 1999. Surat Menyurat. Surakarta: Seti-aji











| 0 komentar |

0 komentar:

Posting Komentar

Langganan: Postingan (Atom)